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La clôture du bilan comptable annuel d’une entreprise peut parfois réserver son lot de surprises. Notamment lorsque la direction se voit réclamer une certaine somme par la caisse de compensation.
Car ce qui a été payé durant l’année n’est pas un montant définitif, mais bien une estimation. Ce n’est qu’en fin d’année que le montant définitif est calculé par rapport aux données réelles de la masse salariale. La caisse de compensation peut alors vous demander de l’argent, tout comme elle peut vous en rendre. Voici quelques détails sur le système de calcul de ce montant.
Les cotisations
D’une part, les cotisations AVS sont perçues par les caisses de compensation au même moment que celles de l’AI et les APG.
Le processus, lui, reste le même. L’employeur prélève la moitié des cotisations sur le salaire. Il la verse ensuite en même temps que la sienne à la caisse de compensation de manière périodique.
Et puis à cela, vient s’ajouter une contribution pour frais d’administration payée par l’entreprise.
À chaque début d’année civile, ou lors de sa création, l’organisation remet une estimation de masse salariale annuelle à la caisse de compensation. C’est cette base qui fait foi pour la caisse, afin de calculer et adresser des acomptes à l’employeur.
Les acomptes sont généralement mensuels, mais peuvent être trimestriels dans le cas ou la masse salariale annuelle est inférieure à CHF 200 000.-. Réglées par acomptes, ces cotisations sont des paiements partiels provisoires.
La plupart des entreprises pratiquent le mode de décompte ordinaire et doivent communiquer à leur caisse les changements majeurs de masse salariale afin que les acomptes puissent être adaptés. C’est à dire une variation de 10% ou plus par rapport au montant déclaré et supérieure à CHF 20 000.-.
Si par exemple, le règlement ponctuel des cotisations est garanti, la Caisse de compensation peut autoriser une société à s’acquitter des cotisations effectives et non provisoires.
Quelques changements depuis le 1er juin 2016
En effet depuis cette date, l’employeur n’est plus obligé d’annoncer dans les 30 jours suivants l’engagement, l’entrée en fonction des nouveaux collaborateurs déjà en possession d’un numéro AVS.
Cependant, l’employeur se doit de les annoncer au plus tard lors de la reddition de la déclaration de salaire de l’année écoulée.
Cette étape étant obligatoire avant de pouvoir bénéficier, par exemple, des allocations familiales, ou des allocations perte de gain maternité ou militaire. Il est donc conseillé de commencer à annoncer les collaborateurs dès leur arrivée.
Le décompte définitif des salaires
Le 30 janvier au plus tard, dans les 30 jours suivants la fin de la période de décompte, l’entreprise remplit une attestation de salaires sur laquelle figure chaque salaire brut annuel versé à ses employés. Le décompte annuel et les cotisations définitives sont définies sur cette base.
Par ailleurs, si les acomptes de cotisations payés sont plus élevés que les définitives, la caisse de compensation rembourse la différence. À l’inverse, si les acomptes payés sont moins élevés que les cotisations définitives, la caisse de compensation facture la différence.
Si l’effectif est constant, la procédure ne pose aucun problème. Mais si par exemple le nombre de collaborateurs augmente, il peut y avoir un découvert important à la fin de l’année. Il faut donc mieux signaler à la caisse que l’acompte doit être modifié. Ou en être conscient. Vous avez dorénavant toutes les clés pour ne plus vous laisser surprendre !
Attention aux intérêts moratoires
Il faut effectivement rester attentifs, car si le décompte annuel n’a pas été transmis dans les délais, si des cotisations n’ont pas été payées dans les 30 jours suivant la facturation, ou encore si la différence entre les cotisations et l’acompte due est trop importante, vous pourrez soumis à des intérêts moratoires.
Si à l’inverse, des cotisations paritaires ou personnelles sont versées en trop, ou si des cotisations sont à restituer sur la base du décompte, des intérêts rémunératoires peuvent être accordés.